Ochrona danych i poufność
Jakie dane będą ode mnie/o mnie zbierane?
Zbierane będą tylko takie dane, które umożliwią pracownikom naukowym FOLM przeprowadzenie wywiadów. W konsorcjum FOLM odbyła się rygorystyczna kluczowa dyskusja, aby ograniczyć ilość i rodzaj gromadzonych danych do uzasadnionego minimum. Wśród nich są:
- Dane osobowe (zanonimizowane. Identyfikatory osobowe są przechowywane oddzielnie od innych danych tam, gdzie to możliwe),
- Pisemne i ustne wypowiedzi z wywiadu.
Wywiad zostanie nagrany w formie audio/wideo, wyłącznie po to, aby dokładnie uchwycić i zapisać to, co mówisz – tak, aby osoba prowadząca rozmowę kwalifikacyjną mogła skoncentrować się na rozmowie bez konieczności robienia notatek.
Podstawa prawna / Legalność
Zgodnie z RODO i brytyjską ustawą o ochronie danych, FOLM gromadzi i przetwarza opisane typy danych użytkownika:
- za Twoją zgodą,
- abyśmy mogli komunikować się z Tobą, m.in. aby umówić się z Tobą na rozmowę kwalifikacyjną,
- w uzasadnionym interesie prowadzenia działalności badawczej zgodnie z umową o dofinansowanie z EOG i Grantu Norweskiego.
Co się stanie z danymi zebranymi w wywiadzie?
Wszystkie dane osobowe będą pseudonimizowane i/lub anonimizowane zgodnie z RODO i wytycznymi etycznymi UoE. Twoje dane będą odnosić się do Twojego identyfikatora FOLM i dołożymy wszelkich starań, aby oddzielić osobiste identyfikatory, takie jak imię i nazwisko lub adres e-mail. Wrażliwe dane będą dostępne tylko dla Twojego ankietera i głównego badacza FOLM, którzy posiadają istotne uprawnienia i podpisali Deklarację Własną o Ochronie Danych.
Konsorcjum FOLM stosuje proaktywne podejście do prywatności. Nie stosujemy profilowania ani zautomatyzowanych procesów podejmowania decyzji.
Organizacje Konsorcjum FOLM zobowiązują się do zachowania całkowitej poufności Twoich danych osobowych, wykorzystując je wyłącznie do celów statutowych działalności niekomercyjnej w ramach projektu FOLM zgodnie z umową o dofinansowanie. Dotyczy to w szczególności oceny programu FOLM.
Anonimowe wyniki badań zostaną podsumowane w raportach z projektów, artykułach w czasopismach, prezentacjach i innych polach zaangażowania akademickiego i publicznego. Cytaty lub kluczowe ustalenia zawsze będą anonimowe we wszelkich formalnych danych wyjściowych, chyba, że uzyskamy Twoją uprzednią i wyraźną pisemną zgodę na przypisanie ich do Twojego imienia i nazwiska.
Transkrypcje będą zapisywane pod anonimowym identyfikatorem FOLM, który otrzymałeś w celu ochrony danych po przystąpieniu do programu. Wszystkie nazwiska i inne identyfikatory zostaną odpowiednio zanonimizowane lub pseudonimizowane w procesie transkrypcji. Identyfikatory i wszelkie wyjaśnienia dotyczące pseudonimów są przechowywane w osobnym pliku.
Zanonimizowane wyniki będą wykorzystywane na kilka sposobów:
- w połączeniu z wynikami z innych źródeł danych i metodami badawczymi w ramach badania FOLM, m.in. do triangulacji i rozszerzania wyników,
- w raportach projektowych do fundatora (opublikowane i niepublikowane),
- w artykułach w czasopismach naukowych,
- w działaniach związanych z zaangażowaniem publicznym w celu rozpowszechniania wyników wśród odpowiednich interesariuszy i odbiorców.
Jak będą przechowywane i przetwarzane moje dane?
Ankieterzy i badacze będą przechowywać, przetwarzać i wykorzystywać Twoje dane osobowe wyłącznie do celów statutowych działalności niekomercyjnej w ramach realizacji projektu FOLM i zgodnie z europejskim ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO). Organizacje tworzące konsorcjum FOLM wdrażają specjalnie opracowaną politykę działania, aby zapobiec nieautoryzowanemu lub niewłaściwemu dostępowi do tych informacji.
Wszystkie surowe dane elektroniczne będą przechowywane na chronionym hasłem dysku danych z ograniczonym dostępem Uniwersytetu w Edynburgu w Wielkiej Brytanii. Dostęp do tych plików jest ograniczony do personelu FOLM bezpośrednio zaangażowanego w badanie (np. ankieterów, głównego badacza).
Zatrzymywanie danych
Konsorcjum FOLM będzie przechowywać wrażliwe dane osobowe (np. prawdziwe nazwiska, nagrania wywiadów) tylko tak długo, jak to konieczne, tj. do czasu publikacji Raportu końcowego z badań FOLM. Oryginalne nagrania audio/wideo zostaną zachowane do czasu opublikowania wyników badania – choć nie dłużej niż 18 miesięcy po zakończeniu okresu finansowania FOLM (tj. lato 2023 r.). Oryginalne nagrania zostaną następnie usunięte.
Odpowiednio zanonimizowane i przetworzone zestawy danych (np. transkrypcje i tłumaczenia) mogą być przechowywane poza okresem finansowania projektu FOLM w Data Share – lub podobnym repozytorium danych zgodnym z RODO – do przyszłych, zatwierdzonych etycznie badań. Zależy to jednak od treści i będzie miało miejsce tylko wtedy, gdy można zagwarantować anonimowość rozmówców.
Udostępnianie danych
Udostępnianie danych wewnętrznych i zewnętrznych
Wewnętrzne udostępnianie danych (tj. w ramach jednej organizacji partnerskiej FOLM) i zewnętrzne udostępnianie danych (tj. między organizacjami partnerskimi FOLM) danych osobowych uczestników jest ograniczone do minimum i stale kontrolowane pod kątem konieczności i proporcji. Prowadzone jest wyłącznie w celu realizacji niekomercyjnych działań polegających na organizowaniu i przeprowadzaniu wywiadów, a także komunikacji po rozmowie z uczestnikami.
Badacze/ankieterzy nie mają od początku dostępu do uczestników. Muszą otrzymać ich dane kontaktowe od tych organizacji partnerskich w Konsorcjum FOLM, które prowadzą program praktyczny (tj. LIT dla Irlandii, CIE i Bank Żywności dla Polski oraz Femxa dla Hiszpanii), i które w związku z tym mają kontakt z uczestnikami FOLM (z puli, z której rekrutuje się uczestników do badania).
Oryginalne nagrania audio i wideo z wywiadów nie będą udostępniane poza zespołem badawczym UoE. Przetworzone (anonimizowane/pseudonimizowane) dane będą udostępniane w ramach Konsorcjum FOLM w ramach procesów wymiany wiedzy i publikacji.
Udostępnianie stronom trzecim
Profesjonalna usługa transkrypcji (taka jak 1st Class Secretarial Services) może być wykorzystana do pomocy w transkrypcji nagrań wywiadów. Usługodawca będzie zawierał umowę wyłącznie za zgodą Biura Badań i Wymiany Wiedzy UoE i/lub Specjalisty ds. Wsparcia Danych Badawczych w celu zapewnienia, że dane są przetwarzane w sposób poufny i zgodny z RODO. Naukowcy będą również korzystać z zatwierdzonej usługi Otter.ai do automatycznych transkrypcji.
Żądania od policji lub funkcjonariuszy organów ścigania: Konsorcjum FOLM nie jest prawnie zobowiązane do udzielania informacji policji, chyba że zostanie ono poparte nakazem sądowym. Jednak organizacje partnerskie FOLM zazwyczaj decydują się na ujawnienie informacji, gdy policja lub inne organy ścigania wykażą takie uzasadnienie dla naszej decyzji, że nieujawnienie mogłoby zaszkodzić zapobiegnięciu/wykryciu przestępstwa lub zatrzymaniu/oskarżeniu przestępców./p>
Administrator danych
W przypadku danych gromadzonych na potrzeby i poprzez działania badawcze w ramach Pakietu Roboczego 3 umowy o finansowanie FOLM, Administratorem danych jest Uniwersytet w Edynburgu, zarejestrowany w Biurze Komisarza ds. Informacji, numer rejestracyjny Z6426984.
Z kim mogę się kontaktować w przypadku pytań i reklamacji?
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące badań UoE, skontaktuj się z Jule Hildmann (PhD), Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. z Outdoor Environmental Education Unit Uniwersytetu w Edynburgu w Wielkiej Brytanii. Aby uzyskać ogólne informacje o tym, jak pracownicy Uniwersytetu w Edynburgu wykorzystują i chronią Twoje dane, przejdź do: https//www.ed.ac.uk/records-management/privacy-notice-research. Możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych UoE pod adresem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Polityka ochrony danych UoE jest ogólnie dostępna na stronie www.ed.ac.uk.
Jeśli chcesz złożyć formalną skargę dotyczącą badań, skontaktuj się z Biurem Komisarza ds. Informacji (ICO) pod adresem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. W komunikacie proszę podać tytuł projektu i szczegółowo określić charakter reklamacji.
Dostępność
Dokument ten można otrzymać na taśmie, w alfabecie Braille'a, dużym drukiem i w różnych formatach komputerowych, jeśli jest to wymagane. Prosimy o kontakt z Jule Hildmann, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
Aktualizacje tego dokumentu
W przypadku zmian charakteru tego projektu badawczego (wywiadów), które mają wpływ na procesy określone w niniejszej Informacji o uczestnikach i Polityce prywatności, niniejszy dokument zostanie zaktualizowany, a wszyscy obecni uczestnicy FOLM zostaną powiadomieni.